予約方法・利用規約

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【重要】2023年4月1日利用分より、利用規約・料金形態を一部変更します

  • 『夜間準備料金』『レイアウト直前変更手数料』を新設し、『利用規約』を一部修正します。
  • 利用日1週間を切ったレイアウト変更や設営依頼は、有料となる場合があります。ご注意ください。
 

ご利用までの流れ

1.空室状況を調べる

ホームページの【空室状況】でご希望日・ご希望の広さの部屋をご確認ください。

  • 空室状況はリアルタイムで更新しています。(新304会議室はシステムに反映されませんので、別途、電話・メールでお問い合わせください。)
  • 1年後の同月まで確認できます。
  • 予約可能期間
    福岡商工会議所 会員・特定商工業者  利用日の12ヶ月先の月末まで(毎月月初営業日より受付開始)
    ※ 全フロア貸切等は要相談
    一般の方利用日の3ヶ月先の月末まで(毎月月初営業日より受付開始)

2.お申し込み(仮予約)

電話か問い合わせフォームで会議室の仮予約を承ります(電話は平日9時~17時)。
折り返し、使用申込書・注意事項等一式を、電子メール・FAX等でお送りいたします。
仮予約は、お申込み日より2営業日までとなりますので、ご注意ください。

  • 仮予約期間(2営業日)を過ぎての解約や予約の変更は、日数により所定の解約手数料が発生します。仮予約の状態であっても、解約手数料が発生しますのでご注意ください。
  • 必ず会議室を利用される方の社名・屋号・氏名でご予約ください。予約者と利用者が異なることが予約後に判明した場合は、本予約成立後でも規約違反として利用をお断りします。予約された方以外のお名前での請求書・領収書の発行は致しかねます。
  • 準備・片付けの時間まで含めた時間でご予約ください。
  • 事前に「注意事項」をご参照の上、お申し込みください。ご質問は「よくあるご質問」をご確認ください。
  • 以下の場合は早めにメール・電話でお問い合わせください。
    • 駐車場の利用(トラックの搬入出力、健診車の乗り入れ)
    • 周辺フロアの利用状況(入試や試験会場利用の場合など)

3.本予約

お送りした使用申込書にご記入の上、原則2営業日以内にFAX等でお送りください。
申込書の到着をもって、本予約(お申込みの成立)となります。

必要な備品など、使用申込書にてご指示ください。

  • 申込書をお送りいただけない場合、予約を取り消すことがあります。
  • お電話での問い合わせ可能時間は平日9時~17時です。

4.詳細のご連絡

利用日の1週間前までに、会場レイアウト・備品・掲示の名称をご連絡ください。

  • 必要な備品など、使用申込書にてご指示ください。ご依頼を確実にお預かりするため、お電話ではなく、申込用紙等書面でのご提出をお願いいたします。
  • 使用申込書提出後の変更については、申込書の空欄に日付と内容をご記入の上、メール又はFAXでご連絡ください。
  • レイアウトプランを「会議室一覧」に掲載しています。ご参照ください。
    501特別会議室は固定レイアウトで、レイアウト変更はできません。
  • 利用日1週間前を過ぎての大幅なレイアウト変更や備品の追加は対応できない場合があります。
    • 利用日の1週間前(利用6日前以降)を過ぎてのレイアウト指示・変更には、ご依頼1回ごとに追加料金がかかります。
       大・特別会議室=11,000円/回 中会議室=5,500円 小会議室=3,300円
       対象:椅子や机のセッティングを伴う数量や設置場所の変更、可動間仕切りの設置撤収。
       対象外:備品の追加・変更
    • 椅子机の追加依頼については、会場出入口付近までお持ちします。セッティングは各自で行っていただくか、有料でセッティングを承ります
    • 利用日まで1週間を切って承った予約は、予約日から2日間は無償で対応いたします。
    • 利用日直前での大掛かりな変更指示は、対応できない場合があります。余裕をもってご指示ください。
    • 同一日同一会場でも、複数回ご依頼があった場合、その都度料金が発生します。
  • 1週間前の時点の見込み人数に、数名分余裕を持った席数でのレイアウト手配をお勧めします。
  • 【2023.4.1ご利用分より~】利用日の1週間前を過ぎてもレイアウトのご指示がない場合、「学校式2人掛け・標準人数」でご用意します。

5.お支払い

利用日の1か月半~2ヶ月前を目安に、請求書をお送りいたします。
使用日の前日までに原則銀行振込にてお支払いください。

  • 領収証は金融機関への振込依頼書・払込受領書等をもって代えさせていただきます。
  • お支払いが間に合わない場合は、その旨メールまたは電話でお申し出ください。

6.利用当日

当日はお部屋の開錠を行っておりますので、15分前より直接会議室へご入室ください

  • 退出時の現状回復は不要です。
  • 予約時間を超過した場合、超過料金が発生します。

貸会議室利用当日の流れ

1.入室について

予約時間の15分前から入室できます。受付はありませんので、直接会議室に入室ください。

  • 鍵の貸し出しは行っておりません。途中退出など施錠が必要な場合は1階保安室にご連絡ください。警備員が部屋の施錠にうかがいます。

2.料金のお支払いについて

平日の9:00〜16:00の間は当日の料金支払いも可能です。

  • 時間外についての現金の取り扱いはご遠慮ください。

3.喫煙について

全館禁煙です。喫煙は所定の場所でお願い致します。

館内喫煙室   3階・4階・6階

4.退出について

利用終了後は、退出の旨を内線でご連絡下さい。退出時の原状回復は不要です。

  • ゴミは、「燃えるごみ」「古紙ゴミ」「燃えないゴミ」に分類の上、敷地内のゴミ集積所へお客様ご自身でお持ちください。ゴミ袋は、透明か半透明のものをお客様でご用意ください(福岡市指定袋でなくて構いません)。段ボールは小さく折りたたんでゴミ集積所へお持ちください。
  • 荷物の発送については、お客様ご自身でご手配、配送会社への引き渡しをお願いいたします(事務局でのお預かりは行いません)。
    当ビルから50m南側にある、セブンイレブンよりヤマト運輸の発送が可能です。
  • 連続利用期間中をのぞき、ご利用終了後のお手荷物の預かりは承りません。必ずお持ち帰りください。

5.休日の会議室対応について

ご利用の際は、1階保安室までご連絡ください。

6.内線連絡先

各会議室には内線を設置しています。御用の際は、下記内線番号までご連絡下さい。
利用の時間帯によりお問合せ窓口が異なりますのでご注意下さい。

(内線番号表)※各会議室に掲載しております。
時間帯担当部署内線番号
平日(9時〜17時まで)ビル管理グループ(6階)2466・2007・2527
平日(17時以降)保安室(1階)4111
休日(終日)

荷物の預かり・発送について

荷物の受け取り 到着日時は「利用日の2日前」〜「前日の9時〜17時」に指定してください。
お預かり個数 ダンボール3箱まで
記入事項

1〜3を送り状の備考欄に必ず記入ください。

  1. 会議室利用日
  2. 利用会議室番号
  3. 予約社名 ※ 予約社名以外で送られますと、受け取りを行えず返送となる場合があります。
送付先住所 福岡市博多区博多駅前2丁目9-28 福岡商工会議所ビル1階 保安室
保管場所 3階クローク
注意事項
  • お預かり可能な荷物は、原則ダンボール3箱までです。それを超える場合は必ず事前にご相談ください。事前に相談のない場合は、収容場所の都合上、お預かりをお断りすることがあります。
  • 1箱の大きさの上限は、縦・横・高さの合計が160cmの箱となります。
  • クロークから荷物を取り出す際は、部屋の内線電話で、1階保安室へ連絡ください。係がクロークの鍵を開錠します。
  • 荷物はお客様自身で会議室まで運搬ください。
  • 上記を超える荷物のお預かり、また展示会等で荷物が多量になる場合は、利用日の前日より会議室をお借りいただきます。
荷物の発送
  • 荷物の発送については、お客様ご自身でご手配、配送会社への引き渡しをお願いいたします(事務局でのお預かりは行いません)。
    当ビル南側約50mの「セブンイレブン」から発送を行うこともできます。

解約・取消・変更

仮予約期間2営業日経過後の解約・取消・変更について、使用者の都合により解約される場合は下記の所定の解約手数料をいただきます。

  • 解約手数料が発生する場合  
    • 予約の取消
    • 日程の変更(利用日の前倒し、後倒し)
    • 会議室の変更
    • 予約時間の変更(延長を除く。利用時間の移動・短縮)
  • より大きな会議室への変更・予約時間の延長には、解約手数料は発生しません。
  • お支払い済みの場合は、振込手数料を差し引いた上で、所定日に返金します。
  • 会議室使用料 = 会議室利用料金 + 土日祝付加料金 + 前日準備料金を含みます。
会議室名 会議室使用料(税込)に対する解約手数料率
301・406〜408・401〜405・407〜408 使用日から
90日前〜15日前
50%
使用日から
14日前〜3日前
70%
使用日から
2日前〜当日
100%
上記4部屋以外の全部屋 使用日から
30日前〜15日前
50%
有料備品 当日のみ100%

注:上記の日数計算には使用当日は含まれません。

注意事項【2023年4月1日~適用分】

以下に該当すると当所が判断した場合には、予約をお断りし、使用契約成立後や使用途中であっても使用契約を解除いたします。なお、このために生じた損害について当所は責任を負いかねます。

  • ネットワークビジネス、マルチレベルマーケティング、その他投機性の高い行為に関する営業や勧誘等を目的として使用するとき
  • 詐害行為や脱税等の法令違反または法令違反の可能性を含む内容であると当所が確認したとき
  • 政治目的及び宗教団体が布教の目的で使用するとき
  • 虚偽または第三者の社名または氏名等、使用申込用紙記載内容と異なる内容で申込または使用したとき
  • 使用者または使用者の役員、従業員等が、暴力団、暴力団員、暴力団関係企業・団体又はその関係者、その他反社 会的勢力に該当すると認められるとき。またこれらの者が当施設に出入りする可能性が認められるとき
  • 会場定員を超える来場者数の来訪、騒音の発生など、他の会議室やビル運営に影響を及ぼす行為などを確認したとき
  • 危険物、火気の使用、会場の電力使用量を超過する電力の使用、大量の水等の使用、補助犬以外の生体の持ち込み、強いにおいを発するものの持ち込み、主たる利用目的が一般消費者を対象とした会場での販売行為等を行うとき
  • 使用権を転売・譲渡したとき
  • 天災地変、不測の事故等により貸会議室が使用不能になったとき
  • その他当所ルール等に違反する、ご利用に関する聞き取りに対し一定期間内に回答をいただけない、利用代金の与信に問題があるなど、当所が不適当と認めたとき
●免責事項・・以下の事項が生じ、損害が発生した場合でも、当所は責任を負いかねます。
  • ビル並びに駐車場における人身事故及び盗難等全ての事故
  • 天災地変、感染症の発生、不測の事故等により貸会議室が使用不能になったとき
  • 当所の施設、備品等を損傷又は滅失しないようご注意ください。使用者及びその関係者が故意又は過失により当所に損害を与えた場合、使用者及びその関係者に賠償をしていただきます。
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本件に関するお問い合わせ先

福岡商工会議所 総務部
ビル管理グループ

〒812-8505 福岡市博多区博多駅前2-9-28 6F
TEL:092-441-1116 FAX:092-413-0066
  fkkanri@fukunet.or.jp

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